Vedtægter

Aarhus Kredsens vedtægter 2023.

§ 1. Kredsens navn og stiftelse

Stk. 1. Kredsens navn er Kolonihaveforbundets Aarhuskreds kreds. Kredsen består af haveforeninger beliggende i Aarhus kommune.

Stk. 2. Kredsen er stiftet 9. februar 1919 i medfør af Forbundsvedtægtens § 4, stk.2.

§ 2. Formål og virke

Stk. 1. Det påhviler kredsbestyrelsen at arbejde for at fremme Forbundets mål og virksomhed, som det kan udledes af Forbundsvedtægtens § 3.

Stk. 2. Kredsbestyrelsen varetager på egen hånd følgende opgaver i forhold til de tilsluttede foreninger:

a) Arbejder for at fremme de enkelte haveforeningers engagement i kolonihavebevægelsen.
b) Arbejder for at sikre, at de enkelte foreningers idéer, synspunkter og ønsker inddrages i arbejdet i forbundets kompetente organer.
c) Arbejder for at sikre foreningernes engagement i kredsens udpegning af tillidsfolk til forbundets kompetente organer.
d) Koordinerer forhandlinger med offentlige myndigheder om spørgsmål, som berører flere eller alle foreninger i kredsen, herunder spørgsmål om lejekontrakter, bygningsmæssige forhold, lokal- og kommuneplanlægning, offentlige anlæg og serviceydelser mv., jfr. dog stk. 2.3.
e) Holder foreningerne orienteret om arbejdet i og beslutninger truffet af forbundets kompetente organer samt bistår foreningerne med at føre beslutningerne ud i livet.
f) Bistår foreningerne med at sikre, at deres regler og vedtægter er i overensstemmelse med kreds- og forbundsvedtægt samt offentlige regler og lovgivning.
g) Foretager godkendelse af byggeandragender, hvor dette er aftalt med foreningen.
h) Hjælper med at bilægge eventuelle stridigheder mellem foreningernes bestyrelse og disses medlemmer eller mellem foreningerne.
i) Besvarer generelle henvendelser vedr. betingelser gældende for haver i kredsen.
j) Søger om fornødent bindende eller vejledende ordensregler vedtaget for alle haveforeninger i kredsen.
k) Indkalder og afholder generalforsamling i medlemsforeningerne i de § 2, stk. 4, nævnte tilfælde.
l) Fastlægger regler og procedurer for foreningernes indberetning til kredsen af oplysninger, som er nødvendige for kredsens varetagelse af sine opgaver.

Stk. 3. Kredsbestyrelsen varetager i samarbejde med forbundsledelsen følgende opgaver:
a) Deltager i forhandling, herunder genforhandling, og indgåelse af lejekontrakter, hvor Kolonihaveforbundet står som lejer.
b) Deltager i forhandlinger med offentlige myndigheder i samarbejde med forbundsledelsen om arealplanlægning, offentlige anlæg, kloakering, byggeforhold mv., som berører foreninger i flere kredse eller kan være af betydning for forbundets medlemsforeninger som helhed.
c) Bistår i øvrigt efter anmodning forbundsledelsen ved udredning af sager, som angår kredsens foreninger og ved behandling af spørgsmål af generel karakter.

Stk. 4. Hvis kredsbestyrelsen i særlige tilfælde skønner, at der er et påtrængende behov for, at en forenings medlemmer får lejlighed til at træffe beslutning i en sag, der ikke kan udsættes til den ordinære generalforsamling, kan kredsbestyrelsen opfordre foreningens bestyrelse til at indkalde medlemmerne til en ekstraordinær generalforsamling. Hvis foreningens bestyrelse undlader at følge kredsbestyrelsens opfordring, kan kredsbestyrelsen – for foreningens regning – indkalde til den ekstraordinære generalforsamling med den angivne sag på dagsordenen. Kredsbestyrelsen skal i indkaldelsen motivere sin beslutning.

Stk. 5. Efter vedtagelse i Kolonihaveforbundets Forretningsudvalg kan forbundsledelsen under tilsvarende betingelser – for foreningens regning – indkalde til en ekstraordinær generalforsamling i en medlemsforening, i tilfælde hvor kredsbestyrelsen ikke har fundet dette nødvendigt. Forbundsledelsen skal i indkaldelsen motivere sin beslutning.

Stk. 6. Hæftelse
Kredsen hæfter alene med kredsens formue for kredsens gældsforpligtelser. De under kredsen hørende foreninger er selv juridisk/økonomisk ansvarlige for deres handlemåde over for foreningens medlemmer.

Stk. 7. Kredsen yder råd og vejledning ved eventuelt opstået uenighed forening og medlemmer imellem Og stiller juridisk assistance til rådighed for foreningerne i spørgsmål, som er af generel betydning for kredsen. Der etableres en konto i kredsregi, der afholder udgifter i forbindelse med principielle spørgsmål og retssager. Kapitalen tilvejebringes ved start på. Kr. 60,000,00 ved overførsel af kredsens henlæggelser til advokatbistand for regnskabsåret 2004. Der henlægges hvert år pr. 1. januar og pr. 1. juli kr. 5,00 pr. medlem. Repræsentantskabet skal høres før det afgøres om en sag er af principiel karakter.

Stk. 8. Hvis en forening vedtager vedtægter og bestemmelser, som strider mod den oprettede lejekontrakt, eller hvis dens medlemmer ikke overholder lejekontrakten samt kredsens vedtægter og bestemmelser, opsiges lejekontrakten/lejeforholdet forening og kredsen imellem, lejemålet ophører så med et halvt års varsel til den førstkommende 1. maj eller 1. november. Medlemmerne skal inden dette tidspunkt (1/5 eller 1/11) have fjernet deres personlige ejendele.
Hække, træer og buske må ikke fjernes fra det lejede område. Lejeren har ingen krav på erstatning.

Stk. 9. De under kreds- og forbund hørende foreninger og medlemmer betaler et kontingent, som fastsættes på generalforsamlingen for repræsentantskabet og på forbundets kongresser. Foreninger eller enkelte medlemmer, der selv har leje- eller ejerjord, men som har tilmeldt sig som medlemmer af kreds og forbund, slettes, hvis kontingent til kreds og forbund ikke er betalt senest 1 måned efter forfaldsdag.

Stk. 10. De enkelte medlemmer i en forening har ret til at forelægge deres sag for kredsbestyrelsen, og efter høring af den pågældende foreningsbestyrelse, træffer kredsbestyrelsen sin afgørelse, denne sendes til alle involverede parter, afgørelsen kan ikke appelleres eller indbringes for anden instans.

Stk. 11. Foreningens medlemmer er prorata ansvarlige for kredsens og foreningens forpligtelser.

Stk. 12. Ved udstykning af nye arealer eller en vis sanering af ældre foreninger, kan foreningerne, hvis det er nødvendigt søge kredsen evt. Kolonihaveforbundet om kaution til dækning af etableringsomkostningerne.

§ 3. Ordinær generalforsamlingen for repræsentantskabet

Stk. 1. Kredsens øverste myndighed er generalforsamling for repræsentantskabet

Stk. 2. Den ordinære generalforsamling for repræsentantskabet, afholdes hvert år i februar måned og med en dagsorden, som i det mindste skal indeholde følgende:

a) Valg af dirigent, referent og 3 stemmetællere
b) Beretning
c) Fremlæggelse af revideret årsregnskab med evt. revisionsberetning
d) Indkomne forslag
e) Godkendelse af budget for det indeværende år
f) Valg af kredsformand, kredskasserer og evt. kredssekretær
g) Valg af kredsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter
h) Valg af interne kredsrevisorer og suppleanter
i) I kongres år valg af delegerede til forbundets kongres og evt. suppleanter
j) Eventuelt

Stk. 3. Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt med 10 dages varsel, adresseret til de enkelte foreningers formænd. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for mødet. Med indkaldelsen skal følge kredsens reviderede årsregnskab, samt budgetforslag for det kommende år.

Stk. 4. Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være kredsformanden i hænde senest 15. januar før generalforsamlingens afholdelse, hvorefter de skal optages på en revideret dagsorden, som udsendes til foreningerne. Den reviderede dagsorden og de indkomne forslag skal være foreningerne i hænde senest 10 dage før generalforsamlingen. Der kan på generalforsamlingen stilles ændringsforslag.

Stk. 5. Adgang og stemmeret har foruden kredsbestyrelsen, der er fødte medlemmer, repræsentanter fra kredsens tilsluttede foreninger. Ret til at repræsentere en forening bortfalder ved ophør af medlemskab af en forening i kredsen.

Stk. 6. Ud over kredsbestyrelsesmedlemmerne er foreningerne hver især berettiget til at lade sig repræsentere med følgende antal repræsentanter, hvoraf mindst 1 repræsentant skal være medlem af H/F bestyrelsen:
.
Fra 5 til 50 medlemmer indtil 3 repræsentanter.
Fra 51 til 150 medlemmer indtil 5 repræsentanter.
Fra 151 til ubegrænset medlemmer indtil 7 repræsentanter.

Foreningernes repræsentanter er valgbare til kredsbestyrelsen på generalforsamlingen.

Kredsbestyrelsen samt 2 bestyrelsesmedlemmer fra hver haveforening danner et repræsentantskab. Repræsentantskabet indkaldes mindst 2 gange årligt (1 i foråret og 1 i efteråret), repræsentantskabsmøderne skal virke erfaringsudvekslende og understøttende i arbejdet med kolonihaverne i Aarhus. Repræsentantskabsmøderne indkaldes skriftligt med 10 dages varsel, adresseret til de enkelte foreningers formænd. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for mødet. Dagsorden til møderne udarbejdes af kredsbestyrelsen, medlemsforeningerne kan indsende forslag til drøftelse på møderne forud for disse. Repræsentantskabet har ikke besluttende myndighed.

Kredsbestyrelsen og/ eller repræsentantskabet kan ændre et repræsentantskabsmøde til en ekstra ordinær generalforsamling for repræsentantskabet, når forsamlingen finder det nødvendigt, dog under iagttagelse af § 4 stk. 1-2-3, i denne vedtægt.

Stk. 7. Kredsen kan lade udfærdige adgangskort til de valgte repræsentanter, adgangskortet benyttes som stemmekort.

Stk. 8. Formanden for Kolonihaveforbundet, eller den, han bemyndiger hertil, har ret til at deltage på generalforsamlingen med taleret, men uden stemmeret.

Stk. 9. Beslutninger på generalforsamlingen, træffes med simpelt flertal af de afgivne stemmer.

Stk. 10. Beslutning om ændringer i vedtægt, optagelse af kollektive lån og kredsens eventuelle opløsning forudsætter dog, at mindst 2/3 af repræsentanterne har givet fremmøde, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.

Stk. 11. Afstemning foretages ved håndsoprækning (evt. stemmekort), dog skal skriftlig afstemning finde sted, hvis en forslagsstiller begærer det, eller hvis mindst 10 % af de tilstedeværende stemmeberettigede ved håndsoprækning stemmer herfor, eller hvis et flertal af kredsbestyrelsen eller dirigenten måtte ønske det. Stemmetællerne foretager under dirigentens ledelse optælling.

Stk. 12. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Stk. 13. En repræsentant, som er forhindret i at være til stede på repræsentantskabsmødet, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.

Stk. 14. Generalforsamlingens referat underskrives af mødets dirigent, sekretær samt på bestyrelsens vegne af kredsens formand senest 1 måned efter generalforsamlingens afholdelse. Referatet er offentligt for medlemmerne.

§ 4. Ekstraordinær generalforsamling for repræsentantskabet

Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når det besluttes af kredsbestyrelsen, eller når mindst 1/4 af repræsentantskabets medlemsforeninger skriftlig fremsætter ønske herom med angivelse af de spørgsmål, der ønskes behandlet.

Stk. 2. Ved ekstraordinær generalforsamling for repræsentantskabet, kan der kun træffes beslutning, hvis mindst 4/5 af de medlemsforeninger, der har begæret den ekstraordinære generalforsamling, er til stede. Forslagsstillerne motiverer selv den opstillede dagsorden.

Stk. 3. Indkaldelse skal finde sted senest 8 dage efter kravets fremsættelse. Generalforsamlingen skal afholdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen.

Stk. 4. Forbundets forretningsudvalg kan bemyndige Forbundskontoret til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling for repræsentantskabet i en kreds, i tilfælde, hvor kredsen ikke fungerer efter kredsvedtægterne, eller hvor det skønnes nødvendigt at informere repræsentantskabet om forhold vedr. kredsen.

§ 5. Kredsbestyrelsen

Stk. 1. Kredsbestyrelsen består af 1 kredsformand, 1 kredskasserer, samt 5 kredsbestyrelsesmedlemmer.

Stk. 2. Kredsbestyrelsesmedlemmer vælges på generalforsamlingen blandt de fremmødte repræsentanter fra medlemsforeningerne. Et bestyrelsesmandat bortfalder ved ophør af medlemskab af en forening i kredsen.

a) Formand og 2 bestyrelsesmedlemmer, samt 1 bestyrelsessuppleant for 3 år.
b) Kasserer og 1 bestyrelsesmedlem, samt 1 bestyrelsessuppleant for 3 år.
c) 2 bestyrelsesmedlemmer, samt 1 bestyrelsessuppleant for 3 år.
d) Genvalg kan finde sted for samtlige.

Stk. 3. Kredsbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

Stk. 4. Kredsbestyrelsen oppebærer honorar, godtgørelser eller andre ydelser efter repræsentantskabs generalforsamlingens nærmere bestemmelse.

Stk. 5. Kredskassereren varetager kredsens samlede regnskabsaflæggelse under direkte ansvar over for repræsentantskabet.

Stk. 6. Kredsbestyrelsen afholder møde så ofte kredsformanden skønner det nødvendigt, eller såfremt mindst 2 kredsbestyrelsesmedlemmer kræver det – dog mindst hver tredje måned.

Stk. 7. På det første kredsbestyrelsesmøde efter ordinær generalforsamling, konstituerer kredsbestyrelsen sig med en næstformand og en sekretær.

Stk. 8. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af særopgaver.

Stk. 9. Hvis kredsformand eller kredskasserer fratræder i utide, og dette ikke sker umiddelbart før ordinær generalforsamling for repræsentantskabet, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg.

Stk. 10. Over kredsbestyrelsesmøderne skrives et referat, hvori et hvert mindretal, såfremt det fremsætter ønske herom, har krav på at få sine meninger ført til referat. Et referat skal godkendes af kredsbestyrelsen.

Stk. 11. Kredsbestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:
a) En bestyrelsesansvarsforsikring, som omfatter kredsbestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger.
b) En underslæbsforsikring, der omfatter kredsens tab ved underslæb i forbindelse med administration af kredsens midler.
c) En vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter ankeudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger.

Stk. 12.Tavshedspligt
Kredsbestyrelsens medlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af kredsbestyrelsen, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får indsigt i under deres arbejde for kredsen. Medlemmer af kredsens vurderingsudvalg må kun videregive oplysninger om resultatet af foretagne vurderinger til foreningens bestyrelse, sælger samt en evt. køber.

§ 6. Valg af revisorer

Stk. 1. Der vælges 2 revisorer, som afgår skiftevis hver andet år.

Stk. 2. Hvert år vælges 2 revisorsuppleanter for 1 år.

§ 7. Valg af delegerede til forbundets kongres

Stk. 1. Valg af delegerede sker i henhold til forbundsvedtægten § 9 og indberettes til Forbundskontoret.

Stk. 2. Når kongressens endelige dagsorden foreligger, indkalder kredsbestyrelsen de delegerede og suppleanter til et møde, hvor koordinering og prioritering af kredsens samlede oplæg til kongressen foretages.

§ 8. Kredsens vurderings- og klageorganisation

Stk. 1. Kredsen kan vælge eller nedsætte et centralt vurderingsudvalg, der vurderer i foreninger, der ikke selv har et vurderingsudvalg. Kredsen fastsætter regler for evt. gebyr for vurderinger i foreninger.

Stk. 2. Kredsen vælger eller nedsætter et vurderingsankeudvalg, hvortil en anke kan indbringes fra en forening eller et medlem, som har fået foretaget en vurdering. Kredsen fastsætter regler for behandling af anken samt evt. gebyr herfor.

Stk. 3. En vurderingsmand må ikke deltage i vurdering af et hus i både vurderingsudvalg og ankeudvalg. Hvis dette medfører, at der ikke er nok medlemmer i et vurderingsankeudvalg, skal kredsen bede en anden kreds om hjælp med vurderingsankesagen.

Stk. 4. Vurderings ankeudvalgets afgørelse i den konkrete sag er bindene for alle og kan ikke påklages.

Stk. 5. Vurderings ankeudvalget kan under særlige omstændigheder beslutte at optage en vurdering til fornyet vurdering.

§ 9 Kontingent

Stk. 1. For medlemskab af kredsen betaler foreningerne, ud over det til enhver tid gældende kontingent til Kolonihaveforbundet, et kontingent, hvis størrelse fastsættes af repræsentantskabet.

Stk. 2. Kontingent året følger regnskabsåret, 1. januar til 31. december. Kredskontingentet forfalder i 2 rater henholdsvis januar og juli. Ved for sen indbetaling pålægges 1,5 % rente pr. påbegyndt måned. Der kan pålægges gebyr.

§ 10 Regnskab

Stk. 1. Kredsens regnskabsår løber fra den 1. januar til 31. december.

Stk. 2. Det påhviler kredskassereren at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret revisor.

Stk. 3. Det påhviler i øvrigt kredskassereren, på ordinære kredsbestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.

Stk. 4. Kredsens midler skal anbringes i anerkendte pengeinstitutter. Regler om disposition over midlerne fastsættes af kredsbestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.

§ 11 Tegningsret

Stk. 1. Bestyrelsen beslutter, hvem der tegner foreningen ud ad til i økonomiske forhold. Dog skal tegningsretten altid udøves af mindst 2 personer, hvoraf mindst 1 skal være formand eller kasserer. I alle øvrige forhold repræsenterer kredsformanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse, herunder evt. kredskontor.

§ 12. Revision

Stk. 1. Revision af kredsens regnskabsaflæggelse finder sted ved de af repræsentantskabet valgte interne revisorer.

Stk. 2. Revisorerne skal gennemgå den daglige bogføring og bilagsmateriale med mere, ligesom de skal kontrollere gennemførelsen af de af repræsentantskabet trufne beslutninger i 12 2019/marts økonomisk henseende. Revisorerne har til enhver tid adgang til at kontrollere kredsens bøger, regnskabsbilag samt formue. Revisorerne skal foretage mindst ét årligt kasseeftersyn. Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.

Stk. 3. Revisorerne er berettiget til at forlange regnskabet revideret af registreret eller statsautoriseret revisor, såfremt de under gennemgangen af kredsens regnskaber støder på forhold, der efter deres skøn kan motivere dette.

Stk. 4. Revisorerne fører en revisionsprotokol, som kredsbestyrelsen skal have forelagt efter hver afholdt revision.

§ 13 Foreningsgeneralforsamlinger

Stk. 1. Kredsbestyrelsen har ret til at overvære de under kredsen hørende foreningsgeneralforsamlinger med taleret, men uden stemmeret. Kredsen skal indkaldes med samme varsel som foreningernes medlemmer.

§ 14 Ophørsbestemmelser

I tilfælde af kredsens opløsning, skal kredsens midler i det hele tilfalde de enkelte foreninger i forhold til antal udlejede haver.

Vedtaget på kredsrepræsentantskabsgeneralforsamling den 24. februar 2016. 

Manglende tekst i § 6, indsat efter kredsrepræsentantskabsgeneralforsamling feb/2017
§ 3 stk. 6 er ændret i.h.t. kongresbeslutning 2015.
Feb/ 2018 Ændring af ordlyd ”Kredsrepræsentantskabsgeneralforsamling” til Generalforsamling for repræsentantskabet.
Feb/ 2018
§ 15 Vedtaget på ekstra ordinær generalforsamling for repræsentantskabet marts/ 2018
§ 9.stk 3. Kongres 2018 Beslutning § 15 stk. 2-3 udgået. Vedtaget på ordinær Repræsentantskabsmøde februar 2019 Senest ændret af Kongressen i september 2018
Kongres 2022 Ændring i § 3 stk. 2, 2 a og § 3 stk. 11 Gældende fra 1. januar 2023.
Tekst ændret i § 3 stk. 6 og § 15 udgået. Vedtaget på generalforsamling for repræsentantskabet 21. februar 2023.